W każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości, akta osobowe pracowników stanowią niezbędny element organizacji pracy. Ich poprawne prowadzenie i przechowywanie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również podstawą efektywnego zarządzania kadrami. Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksową obsługę w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą, gwarantując zgodność z obowiązującymi przepisami i najwyższy standard usług.

Struktura akt osobowych

Akta osobowe pracowników dzielą się na pięć podstawowych części: A, B, C, D i E. Każda z nich zawiera inne rodzaje dokumentów, które są istotne na różnych etapach zatrudnienia pracownika.

Część A

Obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Mogą to być:

podanie o pracę,

CV (życiorys zawodowy),

list motywacyjny,

świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,

dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (dyplomy, certyfikaty),

wstępne orzeczenia lekarskie stwierdzające zdolność do pracy na określonym stanowisku.

Część B

Zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:

umowa o pracę wraz z aneksami i zmianami,

zakres obowiązków na danym stanowisku,

potwierdzenia szkoleń z zakresu BHP i innych obligatoryjnych szkoleń,

informacje o zmianach w wynagrodzeniu,

dokumentacja związana z oceną okresową pracownika.

Część C

W części C gromadzone są dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak:

wypowiedzenie umowy o pracę,

oświadczenia stron o rozwiązaniu umowy,

świadectwo pracy,

dokumenty związane z odprawą lub odszkodowaniem,

dokumentacja potwierdzająca rozliczenie się pracownika z pracodawcą.

Część D

Zawiera dokumenty dotyczące kar porządkowych, które zostały nałożone na pracownika, w tym: notatki służbowe dotyczące naruszeń, oświadczenia o ukaraniu pracownika, czy informacje o udzieleniu upomnienia, nagany lub kary pieniężnej.

Część E

Obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Znajdują się tu informacje dotyczące kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę zgodnie z art. 221c § 6 Kodeksu pracy, a także wyniki badań stanu trzeźwości wykonanych przez uprawnione organy powołane do ochrony porządku publicznego.

Przechowywanie akt osobowych

Długość okresu przechowywania akt osobowych pracowników zależy od daty ich zatrudnienia. Akta pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Natomiast akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. powinny być przechowywane przez 50 lat. Jednak dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 okres ten może zostać skrócony do 10 lat, jeśli pracodawca złożył w ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport (ZUS RIA).

Dokumenty w aktach osobowych

Każdy etap zatrudnienia pracownika wymaga gromadzenia odpowiednich dokumentów. Oto lista najważniejszych dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych:

umowy o pracę i aneksy,

potwierdzenia szkoleń BHP,

świadectwa pracy,

orzeczenia lekarskie.

Kompletowanie, przechowywanie i uzupełnianie akt osobowych

Prawidłowa obsługa akt osobowych to fundament sprawnego zarządzania kadrami w każdej firmie. Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksowe usługi w tym zakresie, zapewniając pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Z nami zyskujesz pewność, że wszystkie dokumenty są kompletne, przechowywane w odpowiednich warunkach oraz systematycznie uzupełniane o nowe informacje. Dzięki naszemu doświadczeniu, Twoja firma uniknie potencjalnych problemów prawnych i administracyjnych, które mogą wynikać z nieprawidłowo prowadzonej dokumentacji pracowniczej.

Każdy etap życia zawodowego pracownika wymaga odpowiedniego udokumentowania. Od momentu zatrudnienia, poprzez wszelkie zmiany w trakcie zatrudnienia, aż po zakończenie stosunku pracy – nasz zespół zadba o to, aby wszystkie niezbędne dokumenty znalazły się na swoim miejscu. Zapewniamy również wsparcie w zakresie archiwizacji dokumentów, zgodnie z wymaganymi terminami przechowywania, co daje dodatkowe bezpieczeństwo i kontrolę nad danymi. Współpracując z nami, możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, podczas gdy my zajmiemy się formalnościami związanymi z kadrami.

WSPÓŁPRACA

Skontaktuj się z nami

Zostaw swój numer telefonu
lub adres e-mail, oddzwonimy.