Nie wszystkie wydatki, które ponosi przedsiębiorca, można uznać za koszt uzyskania przychodu. Zasada jest prosta: jeśli wydatek nie ma bezpośredniego związku z działalnością gospodarczą albo służy celom prywatnym, to nie może być kosztem firmy, nawet jeśli zapłacisz za niego z konta firmowego.
Jakie są najczęstsze wydatki, których nie można wliczyć w koszty firmy?
Do wydatków najczęściej wykonywanych, których nie można wliczyć w koszty firmy należą:
- Wydatki osobiste, takie jak ubrania codzienne, kosmetyki, jedzenie, prywatne zakupy i wyposażenie do domu.
- Mandaty i inne kary, takie jak mandaty drogowe, opłaty karne, odsetki za zwłokę wobec urzędów.
- Koszty reprezentacyjne, takie jak drogie przyjęcia, alkohol, luksusowe prezenty dla kontrahentów.
- Wyjazdy prywatne, takie, które nie mają żadnego związku z działalnością.
- Zakupy sprzętu prywatnego, takiego jak konsola do gier, telewizor do domowego salonu, telefon do prywatnego użytku.
- Koszty związane z utrzymaniem rodziny, czyli jedzenie domowe, rachunki domowe, czynsz za całe mieszkanie.
- Darowizny i składki członkowskie na cele charytatywne, składki do klubów, fundacji, stowarzyszeń, które nie mają związku z branżą, w której działa firma.
- Wydatki nieudokumentowane lub opłacone bez faktury.
- Odsetki od nieterminowych płatności podatków i składek ZUS.
Czy mogę wliczyć prywatny obiad w restauracji?
Nie. Własne wyżywienie nigdy nie jest kosztem firmy. Jedynie poczęstunek dla klienta lub kontrahenta np. kawa, woda, drobne przekąski, może być uzasadniony jako wydatek biznesowy.
Czy mogę wliczyć zakup alkoholu dla klientów?
Nie. Alkohol, nawet podarowany klientowi, jest traktowany jako reprezentacja nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Czy mogę wliczyć wakacje, jeśli podczas nich rozmawiam z klientem?
Nie. Jeśli głównym celem wyjazdu jest wypoczynek, a rozmowy z klientami są tylko przy okazji, nie można tego zaliczyć do kosztów. Kosztem mógłby być jedynie wyjazd stricte służbowy, np. na targi lub konferencję branżową.